Wartungsprotokoll Heizung: Vorlage für deinen Kundendienst
Vorlage der Redaktion Heatdesk · Herausgeber: Markus Kienzl, 0x0 Marketing GmbH · Stand: Oktober 2026 · So arbeiten wir
Für SHK-Betriebe, die Heizungen warten. Für Gas, Öl und Wärmepumpe.
Diese Vorlage ist für SHK-Betriebe und ihre Monteure. Bist du Hausbesitzer, bekommst du das Protokoll von deinem Fachbetrieb nach der Wartung.
Wozu das Protokoll dient
Das Wartungsprotokoll zeigt, was du an der Anlage gemacht und gemessen hast. Der Kunde sieht, wofür er bezahlt. Du hast einen Nachweis, falls später etwas ausfällt. Und der nächste Monteur weiß, wie die Anlage beim letzten Mal lief.
Was die Vorlage enthält
Oben stehen Kunde, Anlagenstandort und die Anlage selbst: Hersteller, Typ, Baujahr und Wärmeerzeuger. Darunter folgt eine Liste der Arbeiten zum Abhaken, getrennt nach Gas, Öl und Wärmepumpe. Wähle beim Ausdruck nur den Teil, der zur Anlage passt.
Für Messwerte gibt es eine Tabelle mit drei Spalten: Messgröße, Wert und Vorgabe des Herstellers. Die Vorgabe trägst du aus der Herstellerunterlage ein. Die Vorlage enthält bewusst keine Sollwerte, weil sie je Gerät verschieden sind.
Am Ende stehen Mängel, Empfehlungen, der nächste Wartungstermin und zwei Unterschriften.
So nutzt du die Vorlage
Leg das Protokoll vor der Wartung mit Kundendaten und Anlage an. Vor Ort hakt der Monteur die Arbeiten ab und trägt die Messwerte ein. Mängel schreibt er konkret auf, mit Bauteil und Empfehlung. Der Kunde unterschreibt, eine Kopie bleibt bei dir.
Ein Beispiel: Bei der Wartung einer zwölf Jahre alten Gastherme fällt dem Monteur ein zu niedriger Vordruck im Ausdehnungsgefäß auf. Er korrigiert ihn und notiert den Wert. Dazu schreibt er die Empfehlung, das Gefäß bei der nächsten Wartung erneut zu prüfen.
Typische Fehler
Viele Protokolle enthalten nur Haken, keine Werte. Dann fehlt dir später der Vergleich. Ein zweiter Fehler ist ein unklarer Mangel wie „Ventil prüfen“. Schreib, welches Ventil, was auffiel und was du empfiehlst.
Wartungsprotokolle in Heatdesk
Heatdesk soll das Protokoll auf dem Handy des Monteurs ausfüllen, mit den Werten der letzten Wartung zum Vergleich. Bis dahin nutzt du diese Vorlage.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage kostenlos?
Ja, als PDF und Word, ohne Anmeldung.
Für welche Heizungen passt die Vorlage?
Für Gas-, Öl- und Wärmepumpenanlagen. Die Arbeitsliste hat für jede Art einen eigenen Teil.
Warum stehen keine Sollwerte in der Vorlage?
Sollwerte hängen vom Gerät ab. Du trägst die Vorgabe aus der Herstellerunterlage ein.
Ersetzt das Protokoll die Messung des Schornsteinfegers?
Nein. Die Messung des Schornsteinfegers ist ein eigener Termin mit eigenem Nachweis.
Quellen
- Aufbau nach üblicher Praxis im SHK-Kundendienst. Arbeitsschritte und Sollwerte immer nach Wartungsanleitung des Herstellers.
Weiterlesen
Etwa einmal im Monat, mit dem, was seit der letzten Mail neu ist.
Newsletter für SHK-Betriebe
Du bekommst die neuen Ratgeber, sobald sie online sind. Themen sind Fachunternehmererklärung, BnD und TPN, Heizlast, hydraulischer Abgleich und Tarif. Neue Vorlagen für Wartung und Inbetriebnahme schicken wir dir mit Link zum Download.