Fachunternehmererklärung: Was du als SHK-Betrieb ausstellst

„Fachunternehmererklärung“ ist kein Begriff aus einem Gesetz. Im Alltag meinen Kunden damit zwei verschiedene Nachweise. Der eine ist die Bescheinigung für das Finanzamt nach § 35c EStG. Der andere sind die Nachweise für die KfW-Förderung beim Heizungstausch. Dazu gehören die Bestätigung zum Antrag (BzA) und die Bestätigung nach Durchführung (BnD).

Frag deshalb zuerst, wofür der Kunde den Nachweis braucht. Steuerermäßigung und KfW-Zuschuss sind zwei Wege. Die Formulare und der Zeitpunkt unterscheiden sich.

Dein Kunde will die Kosten einer energetischen Maßnahme an seiner selbst genutzten Wohnung von der Steuer absetzen. Dafür braucht er eine Bescheinigung des ausführenden Fachunternehmens. Das regelt § 35c Abs. 1 Satz 7 EStG zusammen mit § 2 Abs. 2 der Energetischen Sanierungsmaßnahmen-Verordnung. Das Bundesfinanzministerium gibt dafür ein amtliches Muster vor.

Für Maßnahmen mit Beginn nach dem 31.12.2024 gilt das Muster aus dem BMF-Schreiben vom 23.12.2024. Du darfst ein eigenes Layout nutzen. Inhalt, Aufbau und Reihenfolge des Musters müssen gleich bleiben.

Du bescheinigst nur Arbeiten deines eigenen Gewerks. Den Fenstertausch bescheinigt der Fensterbauer, nicht du. Alternativ stellt eine nach § 88 GModG berechtigte Person die Bescheinigung aus. Das GModG hieß bis Juli 2026 Gebäudeenergiegesetz (GEG).

Das Muster hat fünf Teile. Teil I nennt Gebäude, Eigentümer, deinen Betrieb und dein Gewerk. In Teil II trägst du die Maßnahmen ein, bei einer Heizung mit den Angaben zur Anlage und zum hydraulischen Abgleich. Teil III enthält Beginn und Abschluss, Teil IV die förderfähigen Kosten. Teil V bietet Platz für Ergänzungen. Am Ende stehen Datum, Stempel und Unterschrift.

Achte auch auf die Rechnung. Sie muss die Maßnahme, die Arbeitsleistung und die Adresse des Gebäudes nennen. Stellst du einen Fehler fest, berichtigst du die Bescheinigung und kennzeichnest sie als Korrektur. Du darfst auch eine ergänzende Bescheinigung ausstellen. Im Muster kreuzt du dafür das passende Feld an und nennst das Datum der alten Bescheinigung. Der Kunde informiert dann sein Finanzamt.

Ein erster Fehler ist das falsche Muster. Das BMF knüpft das Muster an den Beginn der Maßnahme. Beim Heizungstausch ohne Bauantrag oder Anzeige zählt der Beginn der Bauausführung. Hast du vor 2025 angefangen, gilt das Muster aus einem älteren BMF-Schreiben.

Der zweite Fehler betrifft die Kosten. Du ordnest die Aufwendungen der jeweiligen Maßnahme zu. Dafür reicht die Zuordnung in deiner Rechnung. Verweist du auf sie, reicht der Kunde die Rechnung zusammen mit der Bescheinigung beim Finanzamt ein. Hat der Kunde Material selbst gekauft, weist du diese Kosten gesondert aus. Die Höhe übernimmst du aus seinen Angaben, prüfen musst du sie laut BMF nicht. Die Kosten für die Bescheinigung selbst zählen ebenfalls zu den Aufwendungen.

Der dritte Punkt ist die Zahlung. Nach § 35c Abs. 4 EStG muss der Kunde auf dein Konto überweisen. Zahlt er bar, fehlt eine Voraussetzung für die Steuerermäßigung. Weise deshalb schon im Angebot auf die Überweisung hin.

Für dieselbe Maßnahme schließen sich KfW-Zuschuss und Steuerermäßigung nach § 35c EStG aus. Das steht im KfW-Merkblatt 458 und in Nummer 8.6 der Förderrichtlinie BEG EM vom 17.08.2026. Dein Kunde verpflichtet sich im Förderantrag, für dieselbe Maßnahme keine steuerliche Förderung zu beantragen. Auch § 35c Abs. 3 EStG schließt Maßnahmen aus, für die er steuerfreie Zuschüsse oder zinsverbilligte Darlehen nutzt.

Bei mehreren Maßnahmen darf dein Kunde kombinieren. Laut Richtlinie fördert die KfW zum Beispiel die Heizung, und für eine andere Maßnahme nutzt er § 35c EStG. Frag deshalb vor der Bescheinigung nach, ob für die Heizung ein KfW-Antrag läuft.

Die Bescheinigung stellst du für den Eigentümer aus. Du gibst sie ihm mit Anlagen und Nachweisen in die Hand oder schickst sie elektronisch. Er reicht eine Kopie mit seiner Steuererklärung ein. Rechnungen fordert das Finanzamt laut BMF in der Regel erst bei Bedarf an.

Bei der KfW-Förderung bewahrt dein Kunde die Unterlagen zehn Jahre nach der Zusage auf. Leg dir eine Kopie aller Nachweise in die Auftragsakte. Fragt der Kunde in ein paar Jahren nach, hast du sie schnell zur Hand.

Für den Zuschuss zum Heizungstausch nach dem KfW-Merkblatt 458 brauchst du zwei Bestätigungen. Beide erstellt entweder ein Energieeffizienz-Experte aus der Expertenliste oder du als Fachunternehmen.

Die BzA kommt vor dem Antrag. Sie nennt die geplante Heizung, die förderfähigen Gesamtkosten und die Einhaltung der Technischen Mindestanforderungen. Mit ihr stellt der Kunde den Antrag im Portal „Meine KfW“.

Die BnD kommt nach dem Einbau. Damit bestätigst du, dass die Maßnahme wie beantragt und fachgerecht ausgeführt ist. Ablauf und Fristen erklärt der Ratgeber zur Bestätigung nach Durchführung.

Familie Krüger lässt die alte Ölheizung durch eine Wärmepumpe ersetzen und will den KfW-Zuschuss. Du stellst vor dem Auftrag die BzA aus. Den Vertrag schließt ihr mit der Bedingung, dass die Förderzusage kommt. Nach dem Einbau folgt die BnD.

Herr Yilmaz tauscht seine Gastherme gegen eine neue Heizung und nutzt keine KfW-Förderung. Er will die Kosten in der Steuererklärung ansetzen. Du stellst nach Abschluss die Bescheinigung nach amtlichem Muster aus. Für den Fliesenleger im Bad unterschreibst du nichts.

Familie Neumann hat für ihre neue Wärmepumpe den KfW-Zuschuss bekommen. Ein Jahr später bittet Frau Neumann dich um die Bescheinigung fürs Finanzamt. Du erklärst ihr, dass Zuschuss und Steuerermäßigung für dieselbe Maßnahme nicht zusammen gehen. Für die neuen Fenster fragt sie den Fensterbauer, falls dafür keine Förderung läuft.

Die Nachweise hängen an Daten, die du ohnehin hast: Anlage, Kosten, Termine. Lege sie pro Auftrag an einer Stelle ab. Dann füllst du Bescheinigung oder BnD in Minuten aus, auch Monate später. Heatdesk soll diese Daten am Auftrag bündeln.